履歴書の学歴・職歴と職務経歴書の書き方｜記入例と確認ポイント

執筆・編集：はたらきんぐ！運営事務局

履歴書の学歴・職歴は、出来事を古い順にそろえ、会社名・雇用形態・入退社の事実を正確に書くのが基本です。職務経歴書では、担当業務や工夫、実績を詳しく説明します。2つの書類に同じ文章を繰り返すのではなく、役割を分けると採用担当者へ伝わりやすくなります。

履歴書と職務経歴書の役割

書類	主に伝える内容
履歴書	氏名・連絡先・学歴・職歴・資格など、応募者の基本情報と経歴の流れ
職務経歴書	勤務先ごとの仕事内容、役割、身につけた力、工夫、実績

履歴書は経歴の一覧、職務経歴書は仕事の説明書と考えると分かりやすいでしょう。採用担当者は、履歴書で全体像を確認し、職務経歴書で募集職種との接点を見ます。

書類間で入社・退社年月、会社名、雇用形態が異なると確認に時間がかかります。完成後は2つを横に並べ、日付と名称が一致しているか確認してください。

学歴はどこから書く？

学歴をどこから書くかに一律の決まりはありません。転職用の履歴書では、高等学校の入学または卒業から書く方法が一般的です。応募先の指定がある場合は、その指示を優先します。

• 学校名は省略せず、正式名称で書く
• 学部・学科・専攻まで記載する
• 入学と卒業をそれぞれ1行で書く
• 中途退学、編入学、休学なども事実に沿って記載する
• 和暦か西暦のどちらかに統一する

学校名が在学中に変更された場合は、卒業時の名称を基本にし、必要に応じて「現・○○大学」のように補足します。海外の学校は、国名、学校名、在学期間、取得した学位が分かるようにします。

職歴の基本的な書き方

職歴は、原則としてすべての勤務先を古い順に記載します。会社名は「（株）」などと省略せず、正式名称を書きます。入社、異動、退職を分けると経歴が追いやすくなります。

部署名や仕事内容は、履歴書では1～2行で簡潔にします。詳しい担当範囲や成果は職務経歴書へ移しましょう。勤務先が合併・社名変更した場合は、当時の会社名を書き、括弧で現在の名称を補足します。

雇用形態別の書き方

契約社員・アルバイト・パート

応募先の仕事に関係する経験は、雇用形態にかかわらず記載できます。「契約社員として入社」「アルバイトとして勤務」のように形態を添えると誤解がありません。短期間の仕事が多い場合も、経歴を隠すのではなく、関連性や説明の必要性を考えて整理します。

派遣社員

派遣元と派遣先を区別します。「株式会社○○に派遣登録」「株式会社△△へ派遣、一般事務を担当」のように書くと関係が分かります。派遣先での業務内容や実績は職務経歴書で説明します。守秘義務により派遣先名を出せない場合は、業種や規模で補足してください。

個人事業・フリーランス

「個人事業主として○○業を開業」「Web制作業務に従事」など、期間と業務内容を記載します。法人化、廃業、会社員との兼業がある場合は、経歴の重なりが分かるように整理します。

退職理由はどこまで書く？

自己都合で退職した場合は「一身上の都合により退職」、会社側の事情による場合は「会社都合により退職」、契約期間が終了した場合は「契約期間満了により退職」と書くのが一般的です。

人間関係や待遇への不満など、詳しい理由を履歴書へ長く書く必要はありません。面接で質問されたときは、事実を隠さず、今後どのように働きたいかへつなげて説明します。離職理由の法的な扱いが雇用保険に関係する場合は、履歴書の表現だけで判断せず離職票を確認してください。

空白期間・休職・転職回数が多い場合

空白期間

数か月以上の空白があると、採用担当者が状況を確認することがあります。資格学習、家族の介護、療養、求職活動など、説明できる事実があれば簡潔に補足します。病名や家庭の事情を必要以上に詳しく書く必要はありません。

休職期間

休職を履歴書へ必ず書く決まりはありませんが、長期間で経歴の説明に影響する場合は、復職済みであることや勤務上必要な配慮を、伝えられる範囲で整理します。応募先で安全に働くために必要な情報は、適切な時期に相談しましょう。

転職回数が多い場合

会社ごとに長い説明を加えると履歴書が読みにくくなります。履歴書は事実を簡潔にそろえ、職務経歴書では複数社に共通する経験や、一貫して身につけた力をまとめます。転職回数そのものより、応募職種で経験をどう生かせるかを伝えることが大切です。

職務経歴書のまとめ方

職務経歴書には決まった様式がありませんが、次の順番にすると読みやすくなります。

1. 職務要約：これまでの経験を3～5行でまとめる
2. 職務経歴：会社ごとに期間、事業内容、担当業務を書く
3. 工夫・実績：課題、行動、結果が分かるようにする
4. 活かせるスキル：応募職種と関係するものを選ぶ
5. 自己PR：入社後に再現できる力を具体例で伝える

売上や件数などの数字を使う場合は、期間、対象、比較条件を添えてください。正確に出せない数字を作る必要はありません。改善した手順、任された役割、周囲から評価された行動も十分な実績になります。

提出前のチェックリスト

• 学校・会社・資格の名称が正式名称になっている
• 和暦と西暦が混在していない
• 入退社年月が職務経歴書と一致している
• 雇用形態や派遣関係が誤解なく書かれている
• 現在在職中なら「現在に至る」と記載している
• 最後に「以上」を付けている
• 応募先に関係する経験が職務経歴書で具体化されている
• 誤字、年月の計算違い、ファイル名を確認した

電子提出では、指定がなければPDFに変換すると表示崩れを防ぎやすくなります。ファイル名は「履歴書_氏名_提出日」のように、採用担当者が判別できる形にしましょう。

年代別に学歴を確認する方法

卒業年月が分からなくなった場合は、学校の卒業証書、成績証明書、過去の履歴書を確認します。年齢から推測して書くと、留学、浪人、休学などで年月がずれることがあります。学歴早見表は確認の補助として使い、最後は手元の資料と照合してください。

和暦で書く場合は、元号が変わる時期にも注意します。パソコンで作成するなら西暦に統一すると計算しやすい一方、応募先の指定が和暦なら合わせましょう。どちらを選んでも、書類全体で統一されていることが大切です。

仕事内容を短く書く例

経験	履歴書の職歴欄	職務経歴書で補足する内容
販売	○○店にて接客・レジ・在庫管理を担当	担当商品、客層、売場づくり、後輩指導、改善例
事務	営業事務として受発注・資料作成を担当	処理件数、使用ソフト、関係部署、正確性の工夫
製造	製造ラインにて組立・検品を担当	製品、工程、安全対策、品質改善、設備経験
営業	法人顧客への提案営業を担当	商材、担当社数、営業方法、目標、継続率

履歴書の職歴欄に成果を詰め込みすぎると、経歴の流れが分かりにくくなります。採用担当者が「詳しく読みたい」と思える要点を1行で示し、根拠を職務経歴書に置きます。

応募職種に合わせて順番を変える

職務経歴書は、勤務先を時系列で並べる編年体が一般的ですが、経験が多い場合は、直近からさかのぼる逆編年体や、職種ごとにまとめるキャリア式も使えます。未経験職へ応募する場合は、応募職種に近い業務や活かせる経験を先に見せると読みやすくなります。

ただし、都合の悪い勤務先を省いて経歴を分かりにくくするのは避けます。順番を工夫しても、勤務期間と会社のつながりは確認できるようにしましょう。

資格・免許の書き方

資格は正式名称で、取得年月とともに記載します。運転免許、業務上必要な国家資格、応募職種に関係する民間資格の順に整理すると見やすくなります。勉強中の資格は、試験日や学習状況が具体的なら「○○資格取得に向け学習中」と補足できますが、取得済みと誤解させない表現にしてください。

有効期限がある資格や更新が必要な免許は、現在有効か確認します。応募職種と関係が薄い資格を大量に並べるより、仕事でどう活かせるか説明できる資格を選ぶ方が伝わりやすいでしょう。

オンライン提出で気をつけること

スマートフォンで撮影した画像をそのまま送ると、文字が読みづらかったり、書類の端が切れたりすることがあります。PDFに変換し、パソコンとスマートフォンの両方で開いて確認します。パスワード付きファイルを求められていない場合は、採用担当者が開けない設定にしないよう注意してください。

応募フォームへ経歴を入力したうえで履歴書も添付する場合は、両方の内容を一致させます。以前登録したプロフィールが古いまま残っていることもあるため、応募前に更新日を確認しましょう。

経歴の誤りに気づいた場合

提出後に年月や会社名の誤りへ気づいたら、放置せず採用担当者へ連絡します。「○年○月の退職年月を誤って記載しました。正しくは○年○月です」のように、訂正箇所を簡潔に伝え、必要なら修正版を送ります。

小さな誤字でも、採用判断に影響する経歴の誤りは早めに訂正する方が誠実です。故意に経歴を偽ると、採用取消しや入社後のトラブルにつながる可能性があります。

まとめ

履歴書では学歴・職歴の流れを正確にそろえ、職務経歴書では仕事内容と再現できる強みを具体的に伝えます。最初に入社・退社年月を一覧にし、その後で各社の担当業務、工夫、結果を書き出すと作成しやすいでしょう。

参考：厚生労働省「採用選考の具体的な方法」。応募先の指定様式がある場合は、その案内を優先してください。